Bei der Neueröffnung einer Praxis ist die Technik selten der neigentliche Engpass. Server, Arbeitsplätze, Netzwerk, Drucker und Praxissoftware lassen sich planen, beschaffen und installieren. Der kritische Pfad beginnt jedoch früher: bei Zulassung, Betriebsstättennummer und den Ausweisen für die Telematikinfrastruktur. Diese Schritte bilden eine serielle Kette, deren Reihenfolge weder durch ein höheres Budget noch durch eine kurzfristige Priorisierung aufgehoben werden kann.

Das gilt ähnlich für die Übernahme einer bestehenden Praxis. Formal handelt es sich nicht um dieselbe Situation, operativ laufen jedoch vergleichbare Aufgaben zusammen. Ein bestehendes Praxisverwaltungssystem muss übernommen oder migriert, der Datenbestand geprüft und die vorhandene Technikmit Inventarlisten, Grundrissen und dem tatsächlichen Zustand vor Ort abgeglichen werden. Die vermeintliche Neueröffnung beginnt daher häufig mit Altbestand.

Die IT wartet auf eine Kette von Verwaltungsakten

Bevor eine Praxis vollständig an die Telematikinfrastruktur angebunden werden kann, müssen mehrere Voraussetzungen nacheinander erfüllt sein. Auf die Zulassung folgt die Vergabe der Betriebsstättennummer, kurz BSNR. Diese Nummer ist für die weitere Beantragung relevant, weil die SMC-B als Praxisausweis einer konkreten Betriebsstätte zugeordnet ist. Ändert sich die BSNR, wird eine neue SMC-B benötigt; bei einer Praxisübernahme darf die Karte des Vorgängers nicht einfach weiterverwendet werden.

Die SMC-B lässt sich wiederum nicht unabhängig vom elektronischen Heilberufsausweis beantragen. Nach § 340 Absatz 5 SGB V muss mindestens ein Leistungserbringer der Einrichtung einen aktiven eHBA besitzen. Die Kassenärztliche Vereinigung Thüringen weist entsprechend darauf hin, dass die KV vor der Freigabe der SMC-B-Antragsdaten einen Abgleich mit dem Arztregister vornimmt.

Damit ist die Abfolge technisch und administrativ festgelegt: Ohne die vorausgehenden Voraussetzungen kann der nächste Schritt nicht abgeschlossen werden. Gerade der eHBA muss deshalb früh eingeplant werden. Die KBV empfiehlt, für seine Auslieferung mehrere Wochen zu berücksichtigen.

Nach der Beantragung endet die Kette nicht. Seit dem 3. April 2023 ist beim Vertrauensdiensteanbieter, dem sogenannten TSP, eine zusätzliche Authentifizierung erforderlich, beispielsweise per Post Ident. Karte und zugehörige PIN werden aus Sicherheitsgründen getrennt versendet. Für die Installation müssen sowohl eine freigeschaltete SMC-B als auch die PIN tatsächlich vorliegen; eine Bestellung oder Versandbestätigung reicht nicht.

Die IT kann währenddessen Netzwerk, Arbeitsplätze oder das Praxisverwaltungssystem vorbereiten. Sie kann die fehlende Identität der Betriebsstätte aber nicht technisch ersetzen. Solange BSNR, eHBA, SMC-B oder PIN fehlen, bleibt die Anbindung unvollständig.

Die Lieferprobleme sind kein theoretisches Risiko

Dass diese Vorlaufzeiten ernst genommen werden müssen, zeigt der aktuelle Austausch von Heilberufs- und Praxisausweisen. Wegen anhaltender Produktions- und Lieferprobleme der Kartenhersteller stimmte die gematik einer Verlängerung der Austauschfrist für betroffene eHBA- und SMC-B-Karten bis zum 30. Juni 2026 zu.

Wenn die Lieferkette so belastet ist, dass eine bundesweite Frist verschoben werden muss, ist der Hinweis auf rechtzeitige Beantragung keine unverbindliche Planungsempfehlung. Er beschreibt eine Abhängigkeit, die außerhalb des Einflusses des Praxisinhabers und des IT-Dienstleisters liegt. Ein zu spät beantragter Ausweis lässt sich kurz vor der Eröffnung nicht durch mehr Techniker oder einen zusätzlichen Installationstag kompensieren.

Die Konsequenzen reichen unmittelbar in den Praxisbetrieb. Ohne einsatzfähige SMC-B kann sich die Betriebsstätte nicht gegenüber der Telematikinfrastruktur authentifizieren. Davon hängen Anwendungen wie KIM und damit verbundene Kommunikationsprozesse ab.

Was sich nicht einfach bestellen lässt

Neben der administrativen Kette gibt es eine zweite Gruppe von Abhängigkeiten, die häufig erst innerhalb des IT-Projekts sichtbar wird. Sie betrifft die baulichen und organisatorischen Voraussetzungen am Standort.

Aus unserer Erfahrung mit mehr als 100 begleiteten Standorteröffnungen beginnt ein großer Teil der Verzögerungen mit fehlendenoder unzutreffenden Grundlagen. Grundrisse werden zu spät bereitgestellt,Netzwerkanschlüsse liegen nicht dort, wo Arbeitsplätze oder Medizingeräte vorgesehen sind, und der Serverraum wird während der Migration noch anderweitig genutzt. Der IT-Dienstleister kann auf dieser Basis zwar planen, aber nicht belastbar installieren.

Besonders deutlich wird das bei der Koordination mit Elektrikern. Ein Netzwerk-Switch, eine unterbrechungsfreie Stromversorgung oder ein Kartenterminal lässt sich liefern. Fehlen jedoch Steckdosen, Leitungswege oder geeignete Anschlüsse, bleibt die Hardware verpackt. Deshalb müssen Grundrisse und Handwerkerplanung vor dem eigentlichen IT-Aufbau geklärt sein, nicht währenddessen.

Bei einer Praxisübernahme kommt der Zustand des Altsystems hinzu. Aus der Praxis kennen wir Hardware, die „wie gesehen“ übernommen wurde,ohne dass dokumentiert war, welche Aufgabe sie erfüllt, welche Software darauf läuft oder wer administrative Zugangsdaten besitzt. Weichen Inventarlisten und Realität voneinander ab, muss zunächst rekonstruiert werden, bevor migriert werden kann.

Ein fehlender Zugriff auf die Konfiguration des alten Praxisverwaltungssystems kann die Datenübernahme ebenso blockieren wie eine nicht dokumentierte Schnittstelle. Der neue IT-Dienstleister kann dann weder prüfen, welche Daten exportiert werden können, noch verlässlich planen, wielange der Übergang dauert.

Fachgeräte folgen ihren eigenen Freigaben

Praxis-IT besteht nicht nur aus Standardarbeitsplätzen und Office-Anwendungen. Laborgeräte, bildgebende Systeme, Kartenleser und weitere Fachgeräte benötigen oft herstellerspezifische Schnittstellen. Ihre Anbindung setzt voraus, dass aktuelle Integrationsanleitungen vorliegen, notwendige Lizenzen freigegeben sind und der Hersteller die geplante Kombination unterstützt.

Diese Prozesse lassen sich nur begrenzt vom IT-Dienstleister steuern. Muss zunächst ein Lizenzupdate genehmigt oder ein Herstellersupport eingebunden werden, entsteht eine weitere externe Abhängigkeit. Gleiches gilt für Änderungen an KIM-Adressen oder der TI-Anbindung, die mit neuen Identitäten, Karten oder Betriebsstättendaten zusammenhängen.

Hinzu kommen Anforderungen, die im normalen Büro kaum eine Rolle spielen, für einzelne Praxisabläufe aber zwingend sind. Dazu kann der Druck bestimmter Formulare gehören, etwa über dafür geeignete Drucker. Wird eine solche Anforderung erst beim ersten realen Arbeitsablauf erkannt, hilft es wenig, dass Standarddruck und Netzwerk technisch funktionieren.

Sicherheit gilt bereits am ersten Betriebstag

Die neue Praxis startet nicht mit einer sicherheitsrechtlichen Übergangsphase. Die aktualisierte IT-Sicherheitsrichtlinie nach § 390 SGBV ist für den vertragsärztlichen Bereich seit Oktober 2025 verbindlich. Sie beschreibt Anforderungen an die Praxis-IT, während Anlage 5 gesonderte Vorgaben für dezentrale Komponenten der Telematikinfrastruktur enthält.

Damit müssen Sicherheitsanforderungen bereits in die Einrichtung einfließen. Werden aus der Vorgängerpraxis beispielsweise gemeinsam genutzte Konten und ein einziges Passwort für mehrere Systeme übernommen, kollidiert das mit einem kontrollierbaren Berechtigungsmodell. Individuelle Zugänge müssen dann vor dem Start eingerichtet und getestet werden.

Solche Änderungen betreffen nicht nur die Technik. Mitarbeiter müssen ihre Konten kennen, Mehrfaktor-Anmeldungen durchführen können und verstehen, wie sie auf die benötigten Anwendungen zugreifen. Werden Schulungen zu spät angesetzt, ist die Umgebung möglicherweise technisch fertig, aber nicht arbeitsfähig.

Dasselbe Problem entsteht, wenn keine Testfälle aus den realen Praxisabläufen definiert wurden. Ein allgemeiner Funktionstest zeigt, ob sich ein Arbeitsplatz anmelden und ein Drucker ansprechen lässt. Er zeigt nicht, ob ein Rezept am richtigen Gerät ausgegeben wird, ein Befund aus dem Fachgerät im korrekten Patientenfall erscheint oder eine KIM-Nachricht vollständig verarbeitet werden kann.

Warum eine Ende-zu-Ende-Verantwortung notwendig ist

Checklisten lösen diese Abhängigkeiten nicht von selbst. Ihr Wert liegt darin, dass sie Vorlaufzeiten sichtbar machen, bevor das IT-Projekt offiziell beginnt. Eine Position wie „SMC-B beantragen“ ist zu spät eingeplant,wenn sie erst beim Installationstermin geprüft wird. Sie muss mit ihren Voraussetzungen, Bearbeitungswegen und Lieferabhängigkeiten im Gesamtterminplan stehen.

Dafür braucht es eine Person, die den Ablauf über Verwaltungsakte, Bau, Medizintechnik, Praxissoftware und klassische IT hinweg verantwortet. Ohne diese Ende-zu-Ende-Sicht optimiert jeder Beteiligte nur seinen Abschnitt: Der Elektriker wartet auf den Grundriss, der Hersteller aufdie Lizenzfreigabe, der IT-Dienstleister auf Zugangsdaten und die Praxis auf die Kartenlieferung.

Aus unserer Projekterfahrung sind bei geordneten Voraussetzungen rund vier Wochen technische Vorbereitung und etwa eine Woche Schließzeit für den eigentlichen Übergang ein realistischer Arbeitsrahmen. Diese Angaben sind keine allgemeingültigen Fristen. Sie zeigen vielmehr, wie eng das technische Zeitfenster bereits ist und warum offene Verwaltungs- oder Baufragen nicht darin untergebracht werden können.

Die IT einer neuen oder übernommenen Praxis wird nicht dadurch terminsicher, dass die Installation früh beginnt. Sie wird terminsicher, wenn der kritische Pfad vollständig bekannt ist und die nicht beschleunigbaren Schritte rechtzeitig vor dem technischen Aufbau angestoßen werden. Erst dann kann die IT zum geplanten Eröffnungstermin fertig werden,statt auf Voraussetzungen zu warten, die außerhalb ihres Projekts liegen.

FAQ: Neueröffnung einer Praxis

Wann sollte ich mit der IT-Planung beginnen?

Die Planung sollte beginnen, sobald Standort, Übernahmemodell und vorgesehener Eröffnungstermin feststehen. Entscheidend ist nicht nur der Zeitpunkt der Hardwarebestellung, sondern ob Zulassung, BSNR,eHBA und SMC-B früh genug angestoßen werden. Da für den eHBA mehrere Wochen einzuplanen sind und die weiteren Schritte darauf aufbauen, darf diese Kette nicht bis kurz vor die Eröffnung warten.

Kann die SMC-B parallel zum eHBA beantragt werden?

Nicht vollständig. Für die Beantragung der SMC-B muss mindestens ein Leistungserbringer der Einrichtung Inhaber eines aktiven eHBA sein. Die Schritte hängen deshalb voneinander ab und können nicht wie zwei gewöhnliche Hardwarebestellungen parallel behandelt werden.

Kann ich die SMC-B der übernommenen Praxis weiter nutzen?

Bei einer neuen Betriebsstättennummer wird eine neue SMC-B benötigt. Die alte Karte ist der bisherigen Betriebsstätte zugeordnet und darf bei einem Inhaberwechsel nicht einfach auf den Nachfolger übertragen werden.

Welche Unterlagen braucht der IT-Dienstleister zuerst?

Früh benötigt werden belastbare Grundrisse, ein aktuelles Inventar, Informationen zu Praxissoftware und Fachgeräten sowie administrative Zugänge zum Altsystem. Bei einer Übernahme sollte außerdem feststehen, welche Daten, Geräte und Verträge tatsächlich übernommen werden. Fehlen diese Grundlagen, bleibt jede technische Planung vorläufig.

Reicht ein technischer Test kurz vor der Eröffnung?

Ein reiner Funktionstest reicht nicht. Geprüft werden müssen konkrete Abläufe wie Anmeldung, Patientenaufnahme, Zugriff auf Altbestände, Rezept- und Dokumentendruck, Fachgeräteanbindung sowie TI- und KIM-Prozesse. Die Testfälle sollten aus dem späteren Praxisbetrieb abgeleitet und von den Mitarbeitern vor der Eröffnung durchgespielt werden.

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