Property Management Systems wie Mews, Cloudbeds und Apaleo, sind bei vielen Kunden fest im Alltag verankert für Reservierungen, Check-ins und Abrechnung. Es ist schlichtweg das operative Herzstück des Betriebs.

Was vielen deutschen Hotels fehlt, ist ein Revenue Management System (RMS), welches bei der Preisgestaltung aktiv eingreift.

Zu häufig werden Preise manuell eingetragen, über den Channel Manager verteilt, und dann gewettet, dass man wettbewerbsfähig ist. Mit immer dynamischer werdenden Buchungsmustern wird das zunehmend zur Herausforderung und es wird Geld auf der Straße gelassen.

Was sich beim Buchungsverhalten geändert hat

RoomPriceGenie-Analysen zum deutschen Hotelmarkt zeigen deutlich: Die Buchungsfenster schrumpfen und werden getrieben von ad-hoc Veranstaltungen. Egal ob in deutschen Metropolen oder auf dem Land, die Muster sind ähnlich. In Städten sind es Konzerte, Messen und Kulturevents wie z.B. 1. Mai Umzüge in Berlin oder der CSD in Köln, auf dem Land sind es Wettervorhersagen die Touristen anlocken wie ein sonniges Wochenende an der Ostsee oder plötzlicher Schneefall im Harz und den bayrischen Alpen [Roome Price Genie].

Mit 223,3 Millionen Übernachtungen in 2024 meldete das statistische Bundesamt einen Rekord. Dahinter stecken erhebliche operative Herausforderungen im Alltag. Inlandsgäste, die im Juni 2024 für ein Plus von 7,4 Prozent sorgten, buchen immer kurzfristiger [Destatis]. Früher wurden Zimmer drei Monate im Voraus gebucht, anstatt wie heute wenige Wochen oder sogar Tage vor Anreise.

Bei einzelnen Events wird dieser Trend besonders sichtbar. Lighthouse-Daten zur CPHI Frankfurt im Oktober 2025 zeigen wie die Nachfrage erst kurz vor Konferenzbeginn schlagartig anstiegt. Beim Oktoberfest kletterten die Preise kurzfristig auf €440 bis €450 (+120 % ggnü. normalen Wochen) [My Lighthouse].

Mit Preisen, die Wochen vorher festgelegt wurden, lässt sich der Preisanstieg nicht einfangen.

Die Platzierung eigener Kanäle bei hohen OTA Provisionen

Inhabergeführte Hotels zahlen pro OTA-Buchung zwischen 15 und 30% Provision, je nach Verhandlungsgeschick und Hausgröße. Zur Realität gehört leider auch, dass die besten Konditionen den meisten unabhängigen Häusern verwehrt bleiben [Cloudbeds].

Die Relevanz von OTAs für mittelständische Häuser ist nicht zu unterschätzen, bei unseren Kunden sehen wir teilweise über 50% der Buchungen über OTAs, bei selektiven Events sogar >75%. Euromonitor schätzt die Lage ähnlich ein und meldet, dass 2024 ca. 61 Prozent aller Buchungen bei unabhängigen Hotels über OTAs liefen [Euromonitor]. Mit den oben genannten Kommission ergibt sich schnell eine Situation, die die Margen für Hotelbetreiber deutlich drückt. Hier aktiv einzugreifen und Gäste auf die eigenen Kanäle zu steuern bedeutet Gewinn am Ende des Jahres.

Die Herausforderung manueller Preise

Wer Preise manuell pflegt, vielleicht einmal pro Woche über mehrere Kanäle hinweg, kommt da nicht hinterher, weil man das Wetter nicht konstant beobachten und nicht jeden Veranstaltungskalender der Stadt verfolgen kann. Entweder entgehen Umsatzchancen bei unerwarteter Nachfrage, oder die Preise bleiben bei schwacher Auslastung zu hoch und die Buchungen gehen an schnellere Wettbewerber.

Aktuelle DEHOGA-Berichte zeigen, dass die Preissensibilität unter Gästen gestiegen ist, entsprechend ist es umso wichtiger, dass die eigenen Kanäle den Preisvergleichen standhalten [DEHOGA].

Was Häuser anders machen können

Betriebe, die mit kürzeren Buchungsfenstern erfolgreich umgehen, haben konkrete Dinge verändert:

• Einwandfrei laufende Buchungssysteme, die problemlos bei Belastungsspitzen skalieren
• Aktuelle Preis, die systematisch auf den Markt reagieren und zwischen Preisveränderung und Stabilität abwägen: Kurzfristige Events treiben Preise nach oben, während anhaltend schwache Nachfrage diese nach unten korrigiert
• Adjustierung zu OTA-Preisen: nah genug dran zusein, dass Direktbuchung für preisbewusste Gäste Sinn ergibt, wobei eine Abweichung von bspw. 3€ vollkommen ausreicht

Reibungslose Umsetzung ohne Betriebschaos und große Budgets

DaPhi hat Erfahrung bei der Planung, Integration und Betreuung von der notwendigen Infrastruktur für PMS und RMS. Ein Teil unserer Kunden hat neben den markt typischen Angeboten zusätzlich noch durch uns entwickelte Spezialsoftware im Einsatz, die bei der Bepreisung unterstützt und sicherstellt, dass die Preisstrategie jederzeit in Praxis umgesetzt werden kann. Eine Veränderung, die zu einem spürbaren Umsatzwachstum beigetragen hat und das Team erheblich bei der manuellen Preissetzungsstrategie entlastet.

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Fotos von Vojtech Bruzek und Marten Bjork auf Unsplash